Comment nettoyer un référentiel tiers sans tout casser

La règle qui évite les catastrophes

Ne jamais supprimer une fiche tiers. Les écritures comptables existantes pointent vers son identifiant : la supprimer, c’est casser le lettrage, les historiques et parfois les déclarations passées.

La bonne opération n’est pas la suppression mais la désactivation avec renvoi : la fiche absorbée reste en base, marquée inactive, et pointe vers la fiche conservée. L’historique reste lisible, les nouvelles écritures vont au bon endroit.

Les six étapes, dans cet ordre

L’ordre compte. Dédoublonner avant d’avoir normalisé les identifiants revient à comparer des fiches dont les clés sont fausses, et on rate des doublons évidents. Enrichir avant d’avoir dédoublonné revient à payer deux fois le même appel à Sirene.

1. 1Normaliser : retirer les espaces des SIREN, mettre les IBAN en majuscules, uniformiser la casse des dénominations.
2. 2Contrôler les clés : SIREN, SIRET, TVA et IBAN. Une clé fausse est une certitude d’erreur, pas une suspicion.
3. 3Détecter les doublons, en tenant compte des fautes de frappe, des formes juridiques déplacées et de l’ordre des mots.
4. 4Fusionner, en conservant la fiche la plus complète et en récupérant sur elle les champs que les autres étaient seules à porter.
5. 5Confronter au répertoire Sirene pour repérer les tiers radiés et les dénominations périmées.
6. 6Compléter les champs obligatoires restants, à la main, sur la liste réduite qui subsiste.

Reconnaître un vrai doublon d’un faux

Deux fiches au même nom ne sont pas forcément la même entreprise. Un groupe peut avoir plusieurs filiales portant le même nom à une mention près, et un franchisé porte souvent l’enseigne de son réseau.

Le critère décisif est l’identifiant : deux fiches portant des SIREN valides et différents sont deux entités juridiques distinctes, quelle que soit la ressemblance des noms. À l’inverse, deux fiches au même SIREN valide sont la même entreprise, même si tout le reste diffère.

Quand aucune des deux fiches n’a de SIREN, il faut regarder les identifiants forts : email, téléphone, IBAN. S’ils sont tous présents et tous différents, ce sont très probablement deux entreprises différentes malgré un nom proche.

Combien de temps ça prend

À la main, un référentiel de mille fiches représente facilement deux à trois jours de travail, et le résultat dépend de l’attention du collaborateur en fin de journée. Les contrôles de clés, eux, se calculent : il n’y a aucune raison de les faire à la main.

Ce qui reste irréductiblement humain, c’est l’arbitrage sur les fusions douteuses et la complétion des champs qu’aucune source ne connaît. C’est précisément là que le temps du comptable a de la valeur.